Onder verantwoording van de kerkenraad is door de werkgroep “Hervatting activiteiten in kerkgebouw” een gebruikersplan voor de Open Hof opgesteld. Dit houdt in dat de kerkzaal en nevenruimten ingericht zijn volgens de richtlijnen van de PKN en het RIVM:
- looproutes zijn gemarkeerd;
- de stoelen (en tafels) zo zijn geplaatst dat men op anderhalve meter afstand van elkaar kan zitten (de zogenaamde anderhalvemeterregel);
- de maximale bezettingsgraad voor de kerkzaal en nevenruimten is bepaald. Voor de kerkzaal bedraagt deze 42 (exclusief de organistenruimte). Voor de zalen 1 t/m 3 bedraagt deze 6 (per zaal), voor zaal 4 en Sjaloom is dit 8. De maximale bezettingsgraad is ter plaatse aangegeven.
- bij de entree staat ontsmettingsmiddel klaar om de handen te ontsmetten;
- in de toiletten zijn papieren handdoekjes, ontsmettingsmiddel en -tissues aanwezig (N.B. deelnemers aan bijeenkomsten beperken het gebruik van de toiletten zoveel mogelijk)
Bij iedere maatregel en activiteit wordt specifiek aandacht besteed aan de mogelijke impact hiervan voor personen (gemeenteleden) die behoren tot de kwetsbare groepen.
Bij iedere activiteit in de Open Hof zijn aangewezen en te herkennen vrijwilligers aanwezig die erop toe zien dat aan bovenstaande punten wordt voldaan. Na afloop van een activiteit in de Open Hof worden alle gebruikte voorwerpen in de benutte ruimten gereinigd met ontsmettingsmiddel (naast de reguliere reiniging van de ruimten). Hiervan wordt een aantekening gemaakt in een logboek.
Uitgezonderd kerkdiensten worden alle vergaderingen en overige bijeenkomsten die niet uitgesteld kunnen worden digitaal gehouden tenzij er zeer zwaarwegende redenen zijn om elkaar fysiek te ontmoeten. De noodzaak hiertoe moet per keer afgewogen worden. Denk hierbij ook aan de noodzaak om alle gebruikte voorwerpen in de benutte ruimten met ontsmettingsmiddel te reinigen.
Per 1 juli worden de kerkdiensten in de Open Hof opgestart, met inachtneming van de maximale bezettingsgraad. Inhoudelijk zijn ook diverse aanpassingen in de vorm van de kerkdienst noodzakelijk. Omdat de maatregelen rondom het opstarten van de kerkdiensten nieuw en vrij ingrijpend zijn, wordt het aantal beschikbare plaatsen voor de diensten op 5 en 12 juli gemaximeerd op 30. Na de diensten vindt een evaluatie plaats om enerzijds te bekijken wat eventueel aangepast moet worden en anderzijds om te beslissen of een verhoging van het aantal beschikbare plaatsen naar 43 verantwoord is (43 is de maximale bezettingsgraad volgens de anderhalvemeterregel).